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El Kanban es una técnica, muy sencilla, que usada en una refaccionaria te puede ayudar a incrementar ventas y reducir la inversión en inventario, ¿cómo? Teniendo el producto cuando lo requiere tu cliente y no comprando más de lo que necesitas.

Es una técnica muy sencilla porque es “visual”, esto significa que no necesitas consultar tu sistema de cómputo o tus tarjetas del Kardex, ni ningún otro sistema de control de compras que lleves, para darte cuenta que necesitas comprar el producto y la cantidad que requieres.

El Kanban abarca varias técnicas pero este artículo trata sobre una de ellas que es el uso de contenedores o espacios de almacenamiento.

Que es

En este tipo de Kanban se tienen dos contenedores, cajas o espacios, bien definidos, en los anaqueles. En cada contenedor se pone una cierta cantidad del producto que llamaremos Cantidad Económica. También en cada contenedor se coloca una tarjeta o etiqueta con información del número de parte, la Cantidad Económica y los datos del proveedor de dicho producto.

Solo se toma producto de uno de los contenedores (contenedor A) y una vez que se acaba el producto de este contenedor (A), se toma la tarjeta y se llama al proveedor para pedirle el producto y la cantidad a ordenar es la Cantidad Económica.

Mientras llega el pedido y tomas producto del contenedor B. Cuando recibes el pedido, lo colocas en el contenedor A pero sigues tomando del contenedor B hasta que se acaba. Cuando se acaba el contenedor B, tomas la tarjeta y haces el pedido a tu proveedor, mientras sigues tomando del contenedor A.

Ejemplo gráfico del movimiento de inventarios usando Kanban

En este ejemplo:

• Se tienen 2 contenedores el “A” (morado) y el “B” (azul cielo)
• La Cantidad Económica es 6.
• El producto son los círculos azul claro.
• Las tarjetas son los cuadros amarillos.
• Suponemos que se venden dos piezas por día.
• Suponemos que el tiempo de entrega del proveedor es de 2 días.

La implementación

Para implementarlo necesitas lo siguiente por cada número de parte en este sistema.

1.- Saber cuanto vendes, en promedio, por día o semana:

Esto lo puedes definir de acuerdo a tu experiencia o puedes ponerte a analizar tus ventas.

Por otro lado debes definir cuanto puede variar esa venta por diaria o por semana. A esto lo llamaremos Variación en la Venta.

Para hacer esto sencillo y práctico, te recomiendo que lo hagas de acuerdo a tu experiencia, sobretodo si no cuentas con un sistema de computo para controlar tus inventarios.

2.- Saber cual es el tiempo de entrega del proveedor y que tan confiable es:

Al igual que el anterior, esto lo puedes definir con base a tu experiencia o tal vez cuentas con estadísticas de tiempo de entrega que te ayudarían. Para fines prácticos te recomiendo que lo definas de acuerdo a tu experiencia.

Si tu proveedor se retraza frecuentemente entonces consideralo, a estos días adicionales lo llamaremos Tiempo de Retrazo.

3.- Definir la Cantidad Económica y el inventario de seguridad

Para calcular la cantidad económica, multiplica la demanda diaria por el tiempo de entrega del proveedor + 1, te muestro un ejemplo

D = Demanda diaria: 20 piezas

T = Tiempo de entrega: 3 días

CE = Cantidad económica

CE = D x (T+1)

CE = 20 x (3+1)

CE = 20 x 4

CE = 80

Cantidad económica = 80 piezas

Para calcular es inventario de seguridad, debes considerar dos factores, el primero es la variación en la venta y el segundo es el tiempo de retrazo del proveedor. Los cálculos son los siguientes:

Vv = Variación en la Venta: 2 piezas

T = Tiempo de entrega: 3 días

CVv = Cantidad adicional por variación en venta

CVv = Vv x (T+1)

CVv = 2 x (3+1)

CVv = 2 x 4

CVv = 8

Cantidad por variación en venta = 8 piezas

D = Demanda diaria: 20 piezas

Tr = Tiempo de retrazo: 1 día

CTr = Cantidad adicional por tiempo de retrazo

CTr = D x Tr

CTr = 20 x 1

CTr = 20

Cantidad por tiempo de retrazo = 20 piezas

Inventario de seguridad = Cantidad por variación en venta + Cantidad por tiempo de retrazo

Inventario de Seguridad = 8 + 20 = 28 piezas

4.- Definir la cantidad a ordenar

La cantidad a ordenar es la suma de la Cantidad Económica y el Inventario de Seguridad. Para nuestro ejemplo sería:

Cantidad a ordenar = Cantidad Económica + Inventario de Seguridad

Cantidad a ordenar = 80 + 28

Cantidad a ordenar = 108

5.- Hacer las tarjetas

Las tarjetas deben ser diseñadas para que te faciliten el trabajo. La información que al menos debes incluir es la siguiente:

Las tarjetas deben ser diseñadas para que te faciliten el trabajo. La información que al menos debes incluir es la siguiente:

• Número de parte
• Cantidad Mínima
• Nombre del proveedor
• Teléfono del proveedor

Otros datos pueden ser útiles podrían ser:

• Tiempo de entrega
• Precio del proveedor
• Costo
• Nombre del representante del proveedor

Las tarjetas deben tener las siguientes características:

• Resistentes: Ya que van a estar en contacto con productos duros
• Durables: Para que gastes lo menos posible
• Borrables: Ya que, seguramente, habrá cambios en las mismas

La alternativa es que ls superficie sea de plástico y que escribas con marcadores de tinta permanente, la cual se puede borrar fácilmente con alcohol.

Sobre el material una sugerencia sería mandarlas a hacer de plástico y otra es imprimirlas y enmicarlas.

6.- Definir 2 espacios separados para el producto

Con base en la cantidad a ordenar debes definir que tamaño de contenedor, caja o espacio en el rack necesitas para almacenar la cantidad a ordenar. En nuestro ejemplo para almacenar 108 piezas en cada espacio

7.- Definir dos buzón para las tarjetas de compras

Te recomiendo definir dos buzón (lugar en el cual depositar las tarjetas) una para las tarjetas de productos por pedirle al proveedor “Por ordenar” y otra para las tarjetas de productos que ya pediste y que estas esperando que te entreguen “Por recibir”.

Así durante el día que estas atendiendo a los clientes, si se acabó el material del contenedor, tomas la tarjeta y la depositas en el buzón “Por ordenar” y al final del día podrás saber que necesitas pedirle a tu proveedor.

Una vez que colocas el pedido, cambias la tarjeta del buzón “Por ordenar” al buzón “Por recibir”

Este tablero puede ser una tabla con clavos, una mitad pintada de un color para el buzón “Por ordenar” y otra de otro color para el buzón “Por recibir”

8.- Acomodar el producto en los lugares que les corresponde con sus respectivas tarjetas

9.- Arrancar

Como ves es un sistema totalmente visual.

• Ves cuando el espacio o contenedor está vacío y te indica el momento de pedir
• Ves en la tarjeta todos los datos necesarios para hacer el pedido
• Ves en los buzones que tienes que pedir y que falta por llegar

Espero que este documento te sea de utilidad y te ayude a implementar este sistema de trabajo.